Ръководство за финансов контрол
- Цел на документа
Това ръководство е създадено от ....., за да подкрепи по-доброто администриране и управелние на финансовата сфера на Сдружение Подкрепи БГ. Дейностите по финансов контрол подпомагат Сдружението като:
- защити активите на Сдружението
- води финасовите дела, така че по-лесно да се идентифицира и управлява риска
- подпомага за предотвратяване или откриване на потенциални измами
- осъществява мониторинг като гарантира правилно водене на счетоводна отчетност, така че да се получава навременна инфорация относно финнасовите потоци в Сдружението.
Вътрешните правила за вътрешен финансов контрол значително намаляват, но не елиминират рискът от загуби. Въпреки всичко това Ръкевство е създадено, за да подпомогне предотвратяване на рисковете, свързани със загуби както следва:
- това Ръководство се свежда до ангажианите в процеса по финансов мениджмънт и контрол
- ясно поставени роли на всеки един участник в процеса
- разделение на задълженията, примерно двама членове на Надзорен съвет подписват банкови плащания
- ободрение на йерархично ниво
- равнение на всички операции със съответните първични документи
- финансов анализ между бюджетирани и реални данни
- поддържане на одитна следа и монторинг
- Отговорни лица
- Членовете на надзорен съвет
- Финансов контролер
- Лицата, отговорни за изплащане на набраните дарения към надарения
- Тийм лийдове или отговорници на екипи, които одобряват основните оперативни разходи
Съдържание на Ръководството
Разделя се на пет основни сектора:
- Приходи и постъпления
- Разходи
- Банкови и касови разчети
- Активи и кампании
- Мониторинг върху ангажиментите, свързани с дарителските кампании
- Дарения за издръжка на Платформата - различни видове
- Дарения по различни каузи
- Чрез платежни системи
- Чрез организирани събития -
- входна такса за участниците с предварително номерирани билети, за да се проследява предостванета бройка в случай, че е на място в брой.
- дарителска кутия, която е предварително запечатана
- други .....
- Ще имаме ли вариант да изпращат по поща, мъниграм и пр.., в които може да има и кешови приходи? - там контролът е малко по-силен и трябва да се опише подробно на няколко нива - ще трябва да се оторизира някой да ги получава и това трябва предварително да се знае от лицата, които изпращат с мъниграм ... сложно е- по-скоро почти невъзможно
-
- Юридически лица
- Физически лица
- Институции, пред които се кандидатства за безвъзмездни средства по програма (примери)
- Типове услуги
- Към други дарителски платформи
Тук се включва описание за проучване на източника на дохода т.е. KYC & AML - това звучи неясно - вътрешна информация ли е? Имам предвид - оперативна, работна? Ако ще остане публична, е важно да има яснота какво е KYC & AML
- Всички разходи са оторизирани от … (нужно е допълване) нива, като присъщи за Сдружението
- Стоките и услугите, които са поръчани и платени, са получени физически
- Изплатени са след като са били включени в предварително одобрен бюджет на Сдружението
- Плащанията са направени от оторизирани за целта лица - веж следваща точка: Банкови разчети
- Разходите са придружени с необходимата съпътстваща документация - фактура, договор, протокол и пр. съотносими
- Отчитат се вярно и точно в счетоводни регистри
Основните контролни функции тук се базират на най-добри практики за прозрачност и коректност в сферата на финансовия контрол в благотворителни организации.
В слу чай на установяване на слабости в контролните функции, се избира външен контрольор, който да направи повторна проверка.
- Процедура за плащане
- Лимити на плащане
- Ниво на одобрение
- Проверка на реквизити и пр.
- Договори и индивидуални досиета
- Месечни ведомости
- Изплащане на суми и осигуровки/ данъци
- Деклариране пред държавни органи
- Маркетинг
- Организиране на събития
- Необходимост от транспортни разходи - командировки и пр.
Играе ролята н а подотчетно лице, на което се изплаща сумата
- Ограничение за брой банкови сметки и валути
- Ескроу (напишете го с оригиналното изписване на английски, моля. а най-добре е да се избегне терминът, ако е възможно, за да бъде разбираемо и за неспециалисти в областта) сметки за различни дарителски кампании
- Ниво на достъп
- Одобрение при плащане на разходи
- Динамични справки за движение по сметки и кампании
Тук може да реферира документ Fin_Mngt_Features (моля да избягвате подобни съкращения и със сигурност - изписването на англисйки език)
- Ниво на одобрение
- Верификации на необходимата документация и проверка преди отпускане на набраните средства по кампаниите
- Отговорни лица - тип професионално ориентиране (не се разбира за какво става дума. имайте предвид, че почти всички хора (дори сред доброволците) ще се интересуват от финансовите процеси - важно е всеки да може да разбере информацията)
- Спазване на принципи, според нормативна уредба, т.е. - Закон за счетоводство и НСС/ МССтандарти (пояснения на абревиатурите)
- Периодични справки за отчитане на дейността - месечни, тримесечни, годишни отчети
- Динамични справки за набрани средства, разплатени кампании и направени оперативни разходи по типове, които ние изберем. (примери) Тук може да се включи и нает персонал по позиции и средна заплата, без имена, (ако има такъв впоследствие).
- Периодичност
- Кой го прави - външни експерти или членове на Сдружението, на ротационен принцип, също може да се публикува покана в сайта
- Извежда се списък с основните данни, които се гледат, за да се включат и нефинансисти.
Last modified 1yr ago