Ръководство за финансов контрол

Въведение

• Цел на документа

Това ръководство е създадено от ....., за да подкрепи по-доброто администриране и управелние на финансовата сфера на Сдружение Подкрепи БГ. Дейностите по финансов контрол подпомагат Сдружението като:

• защити активите на Сдружението

• води финасовите дела, така че по-лесно да се идентифицира и управлява риска

• подпомага за предотвратяване или откриване на потенциални измами

• осъществява мониторинг като гарантира правилно водене на счетоводна отчетност, така че да се получава навременна инфорация относно финнасовите потоци в Сдружението.

Вътрешните правила за вътрешен финансов контрол значително намаляват, но не елиминират рискът от загуби. Въпреки всичко това Ръкевство е създадено, за да подпомогне предотвратяване на рисковете, свързани със загуби както следва:

• това Ръководство се свежда до ангажианите в процеса по финансов мениджмънт и контрол

• ясно поставени роли на всеки един участник в процеса

• разделение на задълженията, примерно двама членове на Надзорен съвет подписват банкови плащания

• ободрение на йерархично ниво

• равнение на всички операции със съответните първични документи

• финансов анализ между бюджетирани и реални данни

• поддържане на одитна следа и монторинг

• Отговорни лица

• Членовете на надзорен съвет

• Финансов контролер

• Лицата, отговорни за изплащане на набраните дарения към надарения

• Тийм лийдове или отговорници на екипи, които одобряват основните оперативни разходи

Съдържание на Ръководството

Разделя се на пет основни сектора:

• Приходи и постъпления

• Разходи

• Банкови и касови разчети

• Активи и кампании

• Мониторинг върху ангажиментите, свързани с дарителските кампании

Приходи и постъпления

Направления

• Дарения за издръжка на Платформата - различни видове

• Дарения по различни каузи

Начин на получаване

• Чрез платежни системи

• Чрез организирани събития -

• входна такса за участниците с предварително номерирани билети, за да се проследява предостванета бройка в случай, че е на място в брой.

• дарителска кутия, която е предварително запечатана

• други .....

• Ще имаме ли вариант да изпращат по поща, мъниграм и пр.., в които може да има и кешови приходи? - там контролът е малко по-силен и трябва да се опише подробно на няколко нива - ще трябва да се оторизира някой да ги получава и това трябва предварително да се знае от лицата, които изпращат с мъниграм ... сложно е- по-скоро почти невъзможно

Видове дарители

• Юридически лица

• Физически лица

• Институции, пред които се кандидатства за безвъзмездни средства по програма (примери)

Вариант на извършване на услуги срещу заплащане?

• Типове услуги

• Към други дарителски платформи

Тук се включва описание за проучване на източника на дохода т.е. KYC & AML - това звучи неясно - вътрешна информация ли е? Имам предвид - оперативна, работна? Ако ще остане публична, е важно да има яснота какво е KYC & AML

Разходи

Основни принципи

• Всички разходи са оторизирани от … (нужно е допълване) нива, като присъщи за Сдружението

• Стоките и услугите, които са поръчани и платени, са получени физически

• Изплатени са след като са били включени в предварително одобрен бюджет на Сдружението

• Плащанията са направени от оторизирани за целта лица - веж следваща точка: Банкови разчети

• Разходите са придружени с необходимата съпътстваща документация - фактура, договор, протокол и пр. съотносими

• Отчитат се вярно и точно в счетоводни регистри

Основните контролни функции тук се базират на най-добри практики за прозрачност и коректност в сферата на финансовия контрол в благотворителни организации.

В случай на установяване на слабости в контролните функции, се избира външен контрольор, който да направи повторна проверка.

Основни оперативни разходи

• Процедура за плащане

• Лимити на плащане

• Ниво на одобрение

• Проверка на реквизити и пр.

Заплати и хонорари

• Договори и индивидуални досиета

• Месечни ведомости

• Изплащане на суми и осигуровки/ данъци

• Деклариране пред държавни органи

Разходи, свързани с набиране на средства по кампании

• Маркетинг

• Организиране на събития

• Необходимост от транспортни разходи - командировки и пр.

Разходи, които са направени от член на Сдружението

Играе ролята на подотчетно лице, на което се изплаща сумата

Банкови и касови разчети

• Ограничение за брой банкови сметки и валути

• Ескроу (напишете го с оригиналното изписване на английски, моля. а най-добре е да се избегне терминът, ако е възможно, за да бъде разбираемо и за неспециалисти в областта) сметки за различни дарителски кампании

• Ниво на достъп

• Одобрение при плащане на разходи

• Динамични справки за движение по сметки и кампании

Кампании и контрол на плащанията

Тук може да реферира документ Fin_Mngt_Features (моля да избягвате подобни съкращения и със сигурност - изписването на англисйки език)

• Ниво на одобрение

• Верификации на необходимата документация и проверка преди отпускане на набраните средства по кампаниите

• Отговорни лица - тип професионално ориентиране (не се разбира за какво става дума. имайте предвид, че почти всички хора (дори сред доброволците) ще се интересуват от финансовите процеси - важно е всеки да може да разбере информацията)

Счетоводна отчетност

• Спазване на принципи, според нормативна уредба, т.е. - Закон за счетоводство и НСС/ МССтандарти (пояснения на абревиатурите)

• Периодични справки за отчитане на дейността - месечни, тримесечни, годишни отчети

• Динамични справки за набрани средства, разплатени кампании и направени оперативни разходи по типове, които ние изберем. (примери) Тук може да се включи и нает персонал по позиции и средна заплата, без имена, (ако има такъв впоследствие).

Одит/ мониторинг на дейността

• Периодичност

• Кой го прави - външни експерти или членове на Сдружението, на ротационен принцип, също може да се публикува покана в сайта

• Извежда се списък с основните данни, които се гледат, за да се включат и нефинансисти.